Vår digitale verktøykasse - tips til favoritt-hjelpemidler i en hektisk hverdag

Vi får ofte spørsmål om hvilke verktøy og systemer vi bruker - både når vi jobber med våre kunder og når vi jobber på egne prosjekter. Derfor tenkte vi at vi skulle dele våre favorittverktøy med dere i dett blogginnlegget, for kanskje du finner noen nyttige tips her - eller har noen nyttige tips du vil dele selv? 
Vi elsker å teste ut nye løsninger og muligheter - og har opp gjennom tidene prøvd ut en haug med forskjellige ting. Noe har fungert veldig bra, og noe har ikke vært like bra.  

ASANA - prosjektstyring

Asana er prosjektstyringsverkøyet vi bruker for å holde styr på alt som skal bli gjort - både av interne ting, men også for kundene våre. Her setter vi opp prosjekter (et for hver kunde, administrasjon, potensielle kunder, vårt eget innhold osv), og det er også her vi legger inn alt av oppgaver som skal gjøres. Når man har lagt inn en oppgave kan man velge hvem som skal utføre oppgaven (delegere), og når den skal bli gjort. I tillegg kan man legge inn en beskrivelse av oppgaven - sammen med nødvendige filer man eventuelt trenger for å få gjort oppgaven. Man kan velge å sortere på prosjekt eller person, og enkelt hoppe mellom de ulike sorteringsmåtene.

Hver av oss får dermed en fin oppgaveliste med due dates / tidsfrister, hvor vi kan hake av det man har gjort fortløpende. Det er også mulig å legge inn kommentarer på oppgavene, samt tagge andre team-medlemmer i teksten. Asana har også en nydelig app til mobilen som gjør det lett å holde styr på oppgavene mens man er på farten.

Bonus:

Innimellom når man klikker på haken for å markere at man har fullført en oppgave, kommer det en flygende unicorn (eller et annet dyr) over skjermen. Weeee! :) Dette virker å skje ganske vilkårlig og uten at vi har funnet noe system på det, så vi blir ekstra glade hver gang det skjer. Det skal ikke så mye til for å få oss til å ville gjøre enda flere oppgaver. Har du sittet og jobbet med en av oss har du muligens hørt oss hvine over disse flygende dyra :) 

SLACK - jobbkommunikasjon

Vi kunne nesten ha skrevet et eget blogginnlegg om Slack - for dette er nok et av våre absolutte favorittverktøy. Kort fortalt: Slack samler all kommunikasjon et sted - hvor det er lett tilgjengelig og lett søkbart. Vi vet alle hvor irriterende det er med å få noe jobbinformasjon via gruppesamtaler på Facebook, via direkte meldinger i Messenger, noe på mail og noe helt andre steder. Nå kan du slutte med dette (okay, behold mail litt til da, som støtte). Med Slack får du all jobbpraten samlet på et sted!  

Vi har en Slack-workspace for hver av kundene våre, i tillegg til en egen for VU, og hver workspace er delt opp i ulike kanaler - som vi definerer helt selv. Lurer du på noe som handler om statistikk? Da finner du det mest sannsynlig i kanalen for statistikk - slutt på endeløs scrolling i alt for lange Facebook-samtaler. Du kan selvfølgelig velge hvilke team-medlemmer som skal ha tilgang til ulike kanaler, i tillegg til at man også har muligheten for å prate én til én i egen kanal. Man kan laste opp filer, den har støtte for emojis, og har integrasjon mot en haug med ulike programmer. Vi har for eksempel satt opp integrasjon mot Zendesk, sånn at hver gang det kommer inn en ny epost til oss, som dermed lager en ny ticket til oss i Zendesk, så får vi beskjed om det i en egen Zendesk-kanal.

Nå tenker du kanskje at det blir litt masete? Overhodet ikke! Man kan nemlig mute / slå av varsler på de kanalene man ikke vil ha notifications fra. Man har også muligheten til å pinne dokumenter eller konkrete poster i en kanal. Eksempelvis har vi pinnet aktuell innholdsplan i kanalen som heter 'innhold', slik at den alltid kun er et tastetrykk unna.

Slack kommer selvfølgelig også med en helt fantastisk app til mobilen som også gir deg full kontroll på kommunikasjonen selv om du er på farten. Her kan man også velge å mute kanaler, velge hva man får notification på, og også stille den inn til å ikke plage deg innenfor et ønsket tidsrom. Når du sover f.eks. , for de som driver med sånt ;)

Bonus:

Er det en utfordring for dere å ha faglige interne grupper på Facebook for dere, fordi enkelte av dine ansatte ikke er på Facebook eller ikke ønsker å bruke Facebook til jobb? Da kan du absolutt vurdere Workplace som er Facebook sitt eget verktøy for denslags, men et alternativ til dette er altså Slack - for med Slack kan alle delta, Facebook-konto eller ei.

Bonus II:

Slack finnes både til desktop, på web og som app! Du kommer aldri til å gå glipp av en eneste samtale igjen :D

DROPBOX / GOOGLE DRIVE - lagring

Når man jobber så mye på farten som vi gjør, er vi avhengige av å alltid ha tilgang til filene våre og derfor er Dropbox helt gull. Fildeling gjort enkelt - rett og slett. Med appen på telefonen har vi alltid tilgang til det vi trenger for å jobbe. I tillegg er det enkelt å gi kundene våre tilgang til det de trenger tilgang til - og ikke alt annet. I kombinasjon med Google Docs har vi alt vi trenger lagret i skyen, og dermed tilgjengelig for oss der vi er, når vi trenger det. Google Docs bruker vi til innholdsplaner og statistikk hvor vi har behov for at flere jobber på samme fil samtidig. 

Har du lite lagringsplass igjen på maskinen? Med Dropbox kan du skru på smart sync, slik at du velger de mappene du ønsker skal alltid være lastet ned på maskinen din og hvilke mapper som kun kan være lagret i skyen, og som må klikkes på for å laste ned / åpne på maskinen. Det tar litt lengre tid å åpne filene om de kun er lagret i skyen, men da slipper man også at de opptar plass når man ikke trenger dem.

Bonus:

Dropbox finnes også til både desktop, på web og som app. 

SCHEDUGRAM - Instagram-planlegging

Schedugram lar deg planlegge innhold på Instagram på en utrolig enkel og ryddig måte. Utrolig praktisk om man trenger å planlegge innhold frem i tid. Vi laster veldig ofte opp innhold for en uke om gangen, og da kan man enkelt legge til tekst, legge til hashtags, croppe / beskjære og redigere bildene, legge til emojis via eget verktøy i tekstbehandleren og så planlegge bildene på klokkeslett og riktig dato du ønsker bildet publisert.

Som du kan se på bildet har Schedugram også støtte for å legge hashtags i første kommentar når bildet blir postet, i stedet for i selve innlegget. Det som skiller Schedugram fra andre tilsvarende verktøy er at Schedugram gjør den faktiske postingen for deg. Det finnes x antall apper som gir deg en push-varsling om at posten din er klar til å gå ut, og så må du selv sørge for å publisere innlegget - og det slipper du her. Det kan jo være deilig om man har kunder som vil ha postene sine ut kl 06.45 ;)

Schedugram har også et veldig bra innebygd verktøy som heter Planner, som gir deg en forhåndsvisning av hvordan feeden din vil se ut med dine planlagte innlegg, hvordan du så kan bruke 'drag & drop' til å flytte rundt på bildene for å planlegge disse. Perfekt om du er over gjennomsnittet opptatt av estetikken i feeden din! Her ser du fort hva som passer sammen og ikke. P-en nede i hjørnet forteller deg hva som allerede er postet, mens S-en nede i hjørnet er innhold som er planlagt (scheduled). 

Fun fact:

Alle bildene som blir postet via Schedugram blir fysisk postet via Instagram-appen fra  telefoner i Schedugram sin serverpark - i Australia :)

ZENDESK - kundeservice

Zendesk bruker vi for å håndtere all inngående mail til oss, i tillegg til at vi tidligere brukte Zendesk også til å få inn meldinger og veggmeldinger som kommer inn på Facebook-sidene som vi har den daglige driften for. Når man er flere som jobber sammen, og som deler de samme innboksene, er dette helt gull.

Noe som er veldig fint i Zendesk, er at det er ekstremt god søkemulighet der, slik at om det dukker opp noe som du ikke helt husker hva gjelder, så kan du oppgi det lille du husker - og så vil Zendesk stort sett finne tilbake meldingen for deg. I tillegg blir hele tråden med en kunde lagret, også om man går langt bakover i tid - sånn at man får hele historikken med dialog med kunden på et og samme sted. 

På samme måte som i Asana kan man delegere innkommende meldinger/mail til rette vedkommende som skal ta seg av oppgaven. Det gjør også at man har full kontroll på alle kundehenvendelser som må følges opp, på en veldig enkel og oversiktlig måte. 

Zendesk har muligheter for å lagre ulike maler for svar, og man kan sette opp forskjellige automatiserte prosesser, slik at man kan spare veldig mye tid. Vi har ikke gravd så dypt ned i Zendesk selv, men vet at vi skraper dette verktøyet bare på overflaten. Zendesk kan også kobles opp mot veldig mange andre tjenester, så her er virkelig mulighetene mange! 

AGORAPULSE - kundeservice/analyse/monitorering

I det siste har vi testet ut et nytt verktøy som heter Agorapulse, som vi håper kan ta over for en del av funksjonene til Zendesk (meldinger og veggmeldinger), samt samle all vår kommunikasjon på vegne av våre kunder i sosiale medier, i ett verktøy.

Her har man full oversikt over alle sosiale medier-kontoer man måtte ønske å knytte opp, og kan enkelt følge opp både meldinger og kommentarer. I tillegg får man analyser, og man kan også poste direkte til de ulike sosiale medie-kanalene.

Vi er jo alltid på jakt etter DET ULTIMATE verktøyet, som kan samle det meste vi trenger på ett sted, og så langt lover Agorapulse veldig bra. Så vidt vi ser er det fortsatt noen utfordringer med AgoraPuls, da med tanke på å planlegge annonsering på konkrete poster og en del andre ting, men det skal vi grave mer i, og så komme tilbake med mer informasjon om dette etterhvert. 

TIMELY - timeføring

Timely er det vi bruker for å holde oversikt over timene vi bruker på de ulike prosjektene våre. Når man skal føre sine timer kan man velge hvilket prosjekt man vil føre det på - i tillegg til at man kan tagge oppføringen med hva konkret man har arbeidet med, og legge igjen en enda mer beskrivende tekst om det trengs. Taggene er noe man definerer på forhånd - og som gir deg full oversikt over tidsbruken på de ulike elementene / oppgavene man har definert at man vil føre timer over.

Timely har en timerfunksjon som gjør at man kan trykke start når man begynner på en oppgave - og så stopper man timeren når man er ferdig. For oss som hopper mellom mange korte og lange oppgaver, er dette utrolig nyttig. I tillegg har man selvfølgelig muligheten til å hente ut ulike typer rapporter, både på kunder og arbeidsoppgaver fra dette verktøyet, og man kan også bruke det som et planleggingsverktøy - og måle hvor god man er til å planlegge, opp mot faktisk timeføring på prosjektene. 

Timely har også lansert en fantastisk Memory-funksjon, som ved installering på maskinen faktisk 'overvåker' din egen aktivitet på maskinen (nettleser, Excel,  Word, nettleser osv), slik at man kan få god hjelp til å føre timer, om man ikke helt husker hvor lang tid man har brukt. Denne Memory-delen av Timely kan også kobles opp mot andre tjenester, slik at man kan få oversikt over hvor lang tid man brukte på reise til et kundemøter (knyttet opp mot Moves f.eks.), hvor langt selve møtet varte (fra iCal), hvor lang tid det tok tilbake - og hvor lang tid du bruke på å sende tilbud på mail i etterkant. 

Utrolig praktisk i en hektisk hverdag 

Fun fact:

Timely er faktisk et norskt selskap! Det liker vi :)

----- 

Dette var en oversikt over noen av våre favoritt-verktøy, men som sagt; vi elsker å teste ut nye ting, så tips oss gjerne om andre verktøy som kan gjøre jobbhverdagen vår enklere, morsommere eller mer effektiv.

Har du noen spørsmål til noen av verktøyene i dette innlegg? Fyr løs i kommentarfeltet, så skal vi svare så godt vi kan!