Huskeliste; oppstart med ny kunde

Når vi skal i gang å jobbe med sosiale medier for en helt ny kunde, har vi en del ting som vi vil ha på plass før vi kan gå i gang med innholdsproduksjonen for fullt. Dette er vår interne prosess og rutine ved oppstart med en ny kunde som vil kommunisere i sosiale medier via oss, og hvilke verktøy vi liker aller best! Kanskje vår huskeliste kan være nyttig for deg også?  

Få nødvendige tilganger

For å komme i gang med den faktiske jobbing, er nødvendige tilganger til sosiale medier noe av det første som må på plass. Dette er de tingene vi pleier å spørre kunden om:

• Å bli lagt til som partner i Business Manager
• Få tilgang til nødvendige annonsekontoer i Business Manager
• Få innlogging til Instagram,  både brukernavn og passord
• Admintilgang på LinkedIn
• Få login til Snapchat
• Tilgang til bedriftens bildebank og evt. andre interne ressurser

Innholdsplaner

Vi lager de ulike planer vi har behov for, blant annet innholdsplan og analysemal for både Facebook og Instagram. Du kan laste ned vår STARTPAKKE for 2020 gratis herfra om du vil. 

Dropbox

Vi bruker en kombinasjon av Dropbox og Google Docs til filene våre. På Dropbox oppretter vi delte mapper sammen med kunden, og her samler vi alt at bilder, filmer, årshjul, markedsplaner osv. 

Google Docs

Google Docs bruker vi til alt av innholdsplaner, analysemaler og kommunikasjonsmaler. Veldig praktisk med dokumenter hvor flere kan jobbe samtidig på de ulike dokumentene, og vi slipper ulike versjoner av dokumentene. 

(Det kan man også med Dropbox Paper nå, men det har vi ikke gått over til. Vi er vanedyr, hehe).

Slack

Vi prøver å begrense e-postkommunikasjon, da vi ser at det å kommunisere med kundene våre på Slack er mye mer effektivt. I Slack kan man opprette et eget workspace for hver kunde, og deretter oppretter man ulike kanaler for de ulike temaene. Her kan man selv velge hvilke kanaler som er fornuftig. Vi pleier eksempelvis å ha #facebook, #instagram, #annonsering, #kundeservice, #innholdsproduksjon, #statistikk_analyser, #kampanjer, #konkurranser og  #planleggingsmøter for våre kunder.

Slack funker ikke bare til dialog, men også for å sende filer. Dessuten får du Slack til både desktop og som app, og alle deltakere i kommunikasjonen kan sette opp varslinger m.m. slik at det passer den enkelte. Det liker vi godt. Fordelen med å ha åpen kommunikasjon på Slack, er at alle som trenger det kan følge med på den informasjonen og dialogen de selv ønsker, mens om det er noe spesifikt som den enkelte skal svare på, så tagger man vedkommende, som da trigger en varsling . Det at man raskt kan lese seg opp på kommunikasjonen i Slack, er spesielt nyttig for prosjektlederen som skal ha et overblikk over alle kunder. 

SkedSocial

Vi bruker SkedSocial for å lage, planlegge og poste til Instagram, så om kunden har Instagram, er det viktig at kontoen blir lagt til her, sånn at vi er klare til å få ut innhold.

Agorapulse

Vi bruker Agorapulse til ulike ting, blant annet til oppfølgning av dialog / kundeservice i kundenes sosiale kanaler, så her kobler vi til alle kanalene som kunden har. Vi bruker også Agorapulse til å publisere samme post til flere ulike sider på en gang. Veldig smart!

Timely

Vi må selvfølgelig føre timene vi bruker på hver kunde, og oppretter da eget prosjekt for kunden i Timely, som er timeføringsverktøyet vårt.

Evernote

Vi fører ALLTID møtereferat, og det bruker vi Evernote til. Da lager vi en egen kundemappe hvor vi legger alle referatene. Etter endte møter går vi alltid gjennom møtereferatene og legger eventuelle oppgaver inn i Asana, og fordeler disse oppgavene på personene som skal gjøre disse. Asana er prosjektstyringsverktøyet vårt (se neste punkt). 

Asana

Vi bruker som sagt Asana som prosjektstyringsverktøy, og her får alle kunder sitt eget prosjekt. Innenfor hvert kundeprosjekt lager vi underoverskrifter, som eksempelvis  INNHOLDSPRODUKSJON, ADMINISTRASJON og IDEER. Under hver av disse seksjonene legger vi inn oppgaver som skal gjøres, tildeler oppgaven til den som skal gjøre oppgaven, legger inn oppgavebeskrivelse og tidsfrist for oppgaven. 

Utover dette får vi alltid kunden til å sende over andre dokumenter som kan være hensiktsmessig at vi har tilgang til. Dette kan være årshjul, aktivitetskalendere eller markedsplaner.

Vil du lese mer inngående om de ulike verktøyene vi bruker?
Vi har skrevet et eget blogginnlegg om våre favoritt-verktøy. 

Håper du fant noe inspirasjon eller nyttige tips fra vår prosess!
Del gjerne dine favoritter med oss - kanskje vi oppdager noe helt nytt?