Vi profesjonaliserer VU!

Nå er det er tid for å step it up for VU - for det er vi klare for! Med May og Agneta på plass som stabile og stødige freelance-bautaer, med Tuong-Vy som praktikant sammen med oss noen uker, med potensielt nye freelancere på vei inn, med nye kunder som banker på døren, med bedre prosesser og rutiner internt og med behov for å gjøre ting på stadig bedre måter, mener jeg vi nå både er klare for, og ser nødvendigheten av, å bli enda mer profesjonaliserte!

VU funker bra - det må vi gjøre bedre!

Vi har gjort ulike strategiske vurderinger den siste tiden, blant annet gjort en avtale om å bli Hubspot partner, fått fast kontaktperson hos Facebook (som gjør at vi kan step it up på annonseringsfronten og vi involveres stadig i prosesser som er større og mer komplekse, og som involverer andre byråer / flere kontaktpersoner hos kundene våre. På bakgrunn av dette har vi derfor et behov for en enda tydligere intern fordeling av ansvar og oppgaver, samt at vi har et behov for å være trygg på at vi leverer det vi skal, når vi skal, og aller helst; på et nivå som ligger over det som forventes. Med tryggheten om dette etablert som hverdagen vår, kan vi takke ja til flere nye utfordringer for VU - både med hensyn på nye, spennende kunder, nye oppgaver for eksisterende kunder, utvidede ansvarsområder hos kunder osv.

VUer i intern workshop

Disse endringene og skiftet av fokus som vi nå skal gjennomføre i VU, tenkte vi kanskje kunne være til nytte eller inspirasjon for noen flere, så derfor deler vi i denne bloggposten hva dette betyr for oss. Vi har systemer og rutiner som fungerer godt i dag, men vi er alltid på jakt etter å justere og endre slik at vi hele tiden sikrer læring, effektivitet og mest mulig rom for kreativitet på vegne av våre kunder. Vi har derfor definert to områder som vi nå presiserer og tydeliggjør internt, og det er som følger;

Verktøy

• Timely

  Registrere tiden så detaljert vi klarer (per kunde) mhp oppgaver vi gjør i Timely - fra dag til dag, og også markere interntid som VU internt.

• Google Docs

  Kontinuerlig oppdaterer innholdsplanene for kundene våre, og ha skissen til innholdsplaner for minst 1-2 uker frem i tid (med mulighet for å være fleksibel der det trengs). Om det er noe som legges ut / ikke legges ut skal planene kontinuerlig oppdateres med reell produksjon. Alle poster skal leses av to personer før publisering.

• Zendesk

  Dette systemet er navet i vår dialog med og om kundene våre, og her samles alle henvendelser fra Facebooksidene vi administrerer, mailer fra kundene og oppgaver vi lager selv. Alle VUere skal til enhver tid ha oppdaterte oppgaver i Zendesk, med rett dato for når oppgaven faktisk skal være gjennomført (noe som betyr at vi ikke skal ha oppgaver som ligger med veldig gammel dato).

• Dropbox

  Alle ansatte skal bruke Dropbox som fast lagringssted for alle våre kunder, helt konsekvent. Alt som lastes ned fra bildebanker, tas av bilder på fotooppdrag, hentes fra nett o.l., skal lagres i respektive kundemapper i Dropbox, tydelig merket med tidsperiode / oppdrag / tema, slik at det er tilgjengelig for alle involverte.

• Slack

  Alle VUere skal bruke Slack til alt av internkommunikasjon oss i mellom, fordelt på riktig #channel / kunde. Vi strukturerer dialogen oss i mellom på ulike relevante channels (eksempelvis #kundenavn, #interndialog, #bilder, #kampanjer, #haster o.l.). På sikt er målet at vi også skal lage egne Slacks som vi deler med relevante personer hos kundene våre, og på den måten får redusert unødig bruk av epost oss i mellom, få orientert relevante personer hos kundene om jobben vi gjør osv.

Dette var de praktiske verktøyene vi bruker i hverdagen (i tillegg til at vi er medlemmer i ulike Facebook-grupper, både internt hos kunden og internt for VU), men vi har også et ønske om å stramme inn fokus og yte enda bedre i den daglige innholdsproduksjonen på våre kunders vegne også. Ja, og så har vi ambisjoner om å bli mye bedre på innholdsproduksjon på VUs vegne også :) Dette er våre hovedpunkter for innholdsproduksjonen vår fremover;

Innhold

• Facebook og Instagram

  Vi ønsker å heve vår standard for innholdet vi produserer for kundene våre i disse kanalene, og trenger å stadig tenke kreativt og nytt. Det er lett å lene seg tilbake på gamle laurbær og tro man har fasiten basert på tidligere virale poster. Men, det eneste vi vet sikkert om innholdsproduksjon i sosiale medier, er at om du tror du har fasiten på hva som fungerer best og hva som er 'riktig', så har den sannheten akkurat forandret seg. Vi skal derfor jobbe etter 'Den gyldne vurdering': "Er dette fortalt på en interessant måte? Skaper dette verdi og for hvem? Kan dette gjøres mer kreativt eller mer overraskende?"

• Dialog

  Vi skal følge opp postene våre mye bedre enn vi gjør per i dag - både i kommentarfeltet på Facebook og på Instagram. Vi vet at følgerne som føler seg sett og hørt, gjør at andre følgere melder seg inn i dialogen og engasjementet går opp. Erfaringsmessig er dette spesielt viktig når man har en ny / liten side, men det er ekstremt viktig at dette ikke slappes av på selv om man jobber med sider som snart har 100.000 følgere. Det skal ikke mye dårlig arbeid til før Facebook straffer oss med dårligere rekkevidde via sine algoritmer, så det gjelder å aldri være lat og for fornøyd med seg selv. For å lykkes på Instagram må man i tillegg til å svare i kommentarfeltet på egne poster, også surfe rundt på relevante profiler og hashtags. Vår hovedregel for oppfølging av dialog, er at hver enkelt VUer følger opp sine egne poster. På den måten vil vi sikre at rett person har som ansvar å sørge for at dialogen flyter lett og gjør det nødvendige for at posten har mulighet til å leve lenge i Facebooklandet.

• Planlegging og gjennomføring

  Vi må alltid være så ajour med vår innholdsproduksjon, at vi faktisk er godt i forkant. Kunder som skal ha to eller flere poster per dag, skal få poster timet på tidspunkt i god tid før de skal ut, slik at vi har god margin på å få lest over poster for hverandre. Vi skal også alltid være bevisst når på døgnet poster legges ut, slik at vi gjør vårt for å gi posten størst mulig rekkevidde.

• Utvidet rekkevidde

  Kan vi tenke kreativt og nytt mhp rekkevidde og spredning av postene våre, spesielt når vi blogger på vegne av våre kunder? Om vi blogger om personer / bedrifter / temaer som har profiler / sider i sosiale medier, kan og bør vi kontakte disse for å tipse dem om innlegget vårt og oppfordre til deling om de synes det er bra. Det er naturligvis viktig at det vi bedriver ikke er spam, og at innholdet vårt er godt, men med det som utgangspunkt kan mange oppleve å få tilbud om å dele godt, relevant innhold med sine følgere, som veldig positivt. NB! Mette Bugge, sportsjournalist i Aftenposten, er ekspert på akkurat dette, og straks hennes foredrag på Kommunikasjonsdagen 2016 legges ut online, lenker vi det opp her til inspirasjon og nytte for dere alle.

• Innholdsproduksjon for VU

  Vi ønsker at alle VUere bidrar til at VU leverer bra innhold på egne vegne i alle relevante kanaler. Vi har naturlig nok tilstedeværelse i de fleste kanaler, men web / blogg, Facebook, Instagram, Snapchat (valenutvik), Pinterest, Twitter og LinkedIn er kanalene vi ønsker å dele stadig mer på. Vi har nå egen innholdsplan for VU, hvor alle VUere står fritt til å komme med innspill og tanker, og det opprettes også egen channel for #VU_innhold på Slack, hvor alle tips og tanker kan legges ut. Det viktigste er at vi deler, deler, deler - av det vi kan, av det vi tror på, av verdiene våre, av kundehistoriene våre. Dette vil vi gjøre fordi det er en god måte til å stadig lære bedre og mer selv, men også fordi vi håper dette kan bidra til nytte og verdi for kunder, andre selskap og for bransjen som helhet. Vi tror på at verden blir et bedre sted å være, på en mye raskere måte, om alle deler mer (Astrid snakker en del om dette i sitt foredrag om Karma i sosiale medier på Social Media Days).

Disse punktene her gjelder for alle VUene, fast som freelance som praktikant, og det vil gjelde eventuelle folk vi kommer til å jobbe med i fremtiden. Dette vil gjelde hele tiden, fra og med nuh - og helt til vi finner enda bedre måter å gjøre ting på. Vi har klokketro på at kontinuerlig utvikling er viktig, og er klare!

Kjenner du noen du tror dette kan være nyttig for? Del gjerne videre!
Har du noen tips til ting vi kan gjøre eller tenke på, for å heve nivået enda noen hakk? Fortell ivei!

Vi er klare - let's go!