Deilige, nye året, med blanke ark og nye muligheter! Har du også et punkt på årets forsettliste som handler om orden og effektivitet? Ett av våre punkter er å få mer ut av hver eneste dag, både på jobb og hjemme, og vi er sikkert ikke alene om det. Da må det lister til!
Som frilanser for Valen-Utvik har jeg, Gunn Beate, invitert meg selv om gjesteblogger på VU-bloggen. Jeg vet nemlig at Astrid sine lister har vekket nysgjerrighet på sosiale medier, og at det er mange som har oppfordret Astrid til å holde kurs innen listeskriving. Jeg har hørt Astrid le det beskjedent vekk, for "det er jo så enkelt"! Men det enkle er ofte det mest geniale, og jeg syns en liten listeinnføring er verdt å dele på bloggen. Så da gjør jeg det!
De aller fleste av oss har sine egne måter å holde oversikten. Om du så er listefrik eller orden-i-kaoset-menneske. Om du så bruker a-plan, EDB-kalender eller post it-lapper. Jeg anså meg selv som en habil listeskriver før jeg ble kjent med Astrid. Jeg hadde min egen listebok, som gav meg ro i sjela og effektive dager. Med alt nedskrevet på ett sted trengte jeg rett og slett ikke huske og tenke så mye hele tiden. Skuldrene ble lavere, og oversikten var komplett. Oversikt - den undervurderte tilstanden av lykke!
Jeg syns lenge min listebok var det ypperste av listeskriving. I hver listebok jeg har hatt, har jeg faste temasider, som jeg overfører til den nye, når den gamle er full. Jeg har en side for hvert rom i huset, for hagen, for jul, bursdager og en egen huskeliste for hvilke blekkpatroner, støvsugerposer og lyspærer jeg trenger… Men når det kommer til selve krumtappen av lister, den som handler om den daglige jobben, så har jeg ikke helt kommet i mål. Helt til jeg traff Astrid, min mentor over lister og oversikt! Heldigvis deler Astrid både kunnskap og gode råd, og nå sladrer jeg til dere:
Slik gjør du det:
1. Velg en tegneblokk med god tykkelse på arkene.
Det er viktig for at tusjen du skal bruke ikke lekker igjennom og ødelegger arket under. Noen vil kanskje bruke en notatbok, men en tegneblokk gjør at du kan rive ut sider du ikke vil ha lenger.
2. Kjøp gode og fargerike tusjer.
Vi bruker blant annet Staedtler triplus color og triplus fineliner. Masse farger, god kvalitet og to ulike tykkelser. (men det er selvsagt lett å ende opp med Astrids arsenal av tusjer når du først er i gang ;) )
3. Bestem deg for hva du vil ha med på dette ene arket.
Vi bruker Astrid som eksempel: Firmaet har mange ulike kunder. Astrid skriver VU som senter på arket, og knytter det til de ulike kundene rundt på arket. Kategorier og emner gjør alt litt mer oversiktlig. Hver kunde har en punktliste under. Bruk farger, det er gøy!
4. Bestem deg for en tidsramme per ark.
Hver liste har en tidsramme på to uker. For hver oppgave utført, strykes punktet ut. #denfølelsen
5. Rydd i listen!
Ved endt tidsperiode, flyttes ugjorte oppgaver over til neste liste. Hvis du syns listen er uoversiktlig med mange overstrykninger, er det ingen skam å lage en ny.
6. Pass godt på dem, og spar på dem!
Ta gjerne vare på listebøkene - de fungerer både som gode dagbøker og minner! Og blir du avhengig: Ikke mist den…
PS: Slik ser de private listen til Astrid ut - litt mer lekent, men like oversiktlig!
Hvorfor skrive lister
Alle har vi dager der det er en million ting å gjøre, og vi stresser med tanker om at det ikke er mulig å gjennomføre alt. Det er lett å bli overveldet over mengden oppgaver, og noen ganger er det så mange baller i luften at man mister tråden og glemmer viktige oppgaver. En liste er et genialt verktøy for å stresse ned og holde hodet over vannet. Det gjør det lettere å prioritere, fordele oppgaver og å sove godt…
En liste er ypperlig for organisering - du ser de store linjene og det blir lettere å ha mentalt folkus. Når du krysser av og stryker ut ser du progresjonen, og det motiverer til å fortsette.
En liste er en ekstern hukommelse, som gir deg lov til å glemme, og ha fokus på det du skal gjøre NÅ. Det er lett å la seg distrahere ved at man tenker på det man bør gjøre snart og etterpå, eller å bekymre seg over hva man kanskje har glemt. Når du har en liste å titte på, eliminerer du høye skuldre og tankeflukt. Det gjør deg mer produktiv også.
Det å sette seg ned og lage en plan kan ifølge et forsøk faktisk bety at femten minutter spandert på planleggingen, kan spare deg en time i arbeid. Du får det klart for deg hva du har å gjøre den tiden du har tildelt. Og kanskje får du til og med mer tid mellom hendene!
Et viktig PS: Det er ikke sløsing av tid å ha både analoge og digitale lister. Astrid har en tanke om at jobbingen med de analoge listene (altså de på papir) er mer en slags mental øvelse for å strukturere tanker, tømme hodet, få oversikt og se omfanget av oppgavene man har foran seg. De digitale listene er et ypperlig supplement til dette. Her vil punktene være mye mer detaljerte, mens punktene på papirlistene er mer overordnede oppgaver og prosjekter.
De digitale listene er enklere å reorganisere og dele, derfor har vi i VU våre digitale lister på Wunderlist. Det kan du lese mer om her.
