Workshop - for intern utvikling i sosiale medier

Vi i Valen-Utvik leverer ulike tjenester innen sosiale medier til bedrifter av ulike størrelser. Vi er antakelig mest kjent for at vi drifter ulike selskap sine profiler i sosiale medier - det vil si at vi er kundenes stemme i sosiale medier. Det ikke alle vet, er at vi også jobber med strategiutvikling, rådgivning, kampanjer og prosjekter, samt holder foredrag, kurs og workshops.

I dette blogginnlegget deler vi noen av våre tips til hvordan man kan strukturere opp en god workshop for å heve standarden og utvikle seg videre innen sin innsats i sosiale medier, enten man ønsker å bruke eksterne deltakere i sin workshop eller gjennomføre alt internt.

Noen workshops kombinerer vi med et inspirasjonsforedrag eller et generelt kurs først, før vi diskuterer
problemstillinger i mindre grupper og presenterer. Som her for First Hotels i København.

Vi synes det er veldig givende å jobbe på workshop-metoden, og vi får hyggelige tilbakemeldinger på workshopene vi arrangerer. Her skal vi dele noen av våre tanker, tips og prinsipper til hvordan vi strukturerer opp en slik workshop. Kanskje du vil arrangere en workshop selv i din organsiasjon, for å utvikle dere videre innen sosiale medier - og trenger noen tips på veien? Les da videre :)

Hva er egentlig en workshop? Hvordan foregår dette, og hva slags utfall kan man forvente?

Hvor lang tid bør man sette av til en workshop?

I en workshop jobber man strukturert med utvalgte prosjekter eller temaer for den enkelte bedriften, og gjerne sammen med flere ressurspersoner på tvers av de ulike avdelingene internt. Noen ønsker å inkludere eksterne personer i sine workshop, og det er her vi i VU kommer inn, men man kan naturligvis også arrangere workshops helt uten eksterne folk. Vi setter oftest av en halv- eller hel dag til en workshop, og selv om man kan bruke kortere tid, opplever vi at man fort trenger et minimum av 3 timer for å få gjennomført en god workshop.

Dette for at man skal få tid til å være innom alle de ulike fasene av en workshop; 1) gjøre seg en status av situasjonen nå, 2) kreativ idédrodling, 3) strukturere informasjon og innholdsproduksjon, 4) fordele ansvar og oppgaver videre. Skal man jobbe med store temaer eller prosjekter, er det naturligvis mulig å dele dette opp workshopen over flere dager.

Noen workshop er i tilknytning til andre, større arrangement, som her for Social Media Days 2013.

Hvilke hovedtemaer vi inkluderer i en workshop;

1. Gjennomgang av status quo

Kall dette gjerne spørretimen, for her handler det om å få mest mulig informasjon på bordet. Hvor er vi i dag - i hvilke kanaler og på hvilket nivå? Hvordan fremstår vi i de ulike kanalene? Hva er firmaets allerede identifiserte erfaringer, muligheter og utfordringer i sosiale medier? Hvilke muligheter vil vi utforske? Vi går gjennom kanalene dere er i, og finner nytten i de kanalene man bør være. Hvilke avdelinger og personer er involvert i innholdsproduksjon i sosiale medier? Hva ønsker vi å oppnå med hver enkelt kanal, og hva kreves for å nå dette?

2. Kreativ idédrodling

Her gjelder det å legge bort "men...", "nei" og "det går ikke" - her skal idéer kastes opp i luften, med forutsetningen om at alt er mulig, ressursene er ubegrensede og tiden rekker til alt man vil. Hva slags historierer har dere å fortelle i sosiale medier? Hvordan kan dere skape verdi for deres følgere? Hva slags kunnskap besitter dere, som kan deles med deres følgere? Hvilke områder av deres organisasjon ønsker dere å fortelle mer om? Hvordan kan dere få deres merkevare til å få vist sin personlighet i sosiale medier?

Noen workshop arrangerer vi med et helt konkret bestemt tema, som her for Schjærven Reklamebyrå
- hvor tema var blogging for bedrifter.

3. Struktur av innholdsproduksjon

Etter å ha fått alle idéene opp i luften, handler det nå om å strukturere idéene og innholdet i denne fasen. Her er det viktig å ha definert i forkant hvilke mål man har for sin tilstedeværelse i sosiale medier, hvilke effekter man ønsker å oppnå og hvilken rolle man ønsker å ha for sine følgere. Med dette i bakhodet, går man gjennom alle idéene og ser nærmere på hvilke idéer som best kan sørge for at nevnte mål oppnås.

Ofte i en hver bedrift, har ulike ansatte/avdelinger, ulike ønsker og behov for hvordan virksomheten skal fremstå i sosiale medier. Sosiale medier-tilstedeværelsen er ofte drevet av enten en markedstankegang, en salgstankegang eller et ledelsesperspektiv, alt avhengig av hvem som først initierte virksomhetens tilstedeværelse i disse kanalen. En ildsjel som mener bedriften må utnytte mulighetene kanalen gir, og som dermed får dette som sitt ekstra ansvar i bedriften. Om denne personen sitter i salgsavdelingen, får kommunikasjonen fort et salgsfokus, og det samme om personen sitter i kommunikasjonsavdelingen; da ønskes gjerne kanalene fri for salg, og med fullt fokus på ren kommunikasjon. Vi mener at sosiale medier bør inneholde spredt innhold fra alle disse "siloene" en organisasjon ofte består av, for å gi et best mulig bilde av "hvem" denne virksomheten er. Hele personligheten til firmaet bør være representert, og helhetsinntrykket blir best mulig representativt for hvordan det faktisk er! Men, med flere kokker får man som kjent mer søl - og vi tror derfor at man må strukturere innholdsproduksjonen godt intert, for å sikre at man får med seg nok innhold fra hver av "siloene" / avdelingene. Klart man kan snakke om produkter, pris og salg i disse kanalene, men vår oppfatning er at man får mest gjennomslag for slik kommunikasjon, om man også byr på gode tips, erfaringsdeling, "behind the scene", lar følgere være med på produktutvikling osv.

Vi lager ofte et innholdsproduksjonsskjema for virksomhetene vi jobber med, slik at man kan definere hvilke temaer man skal fokusere på i hvilke uker fremover, og innenfor hvilke kategorier man definerer innholdet sitt å være innenfor - slik at man sikrer en god variasjon. Vi bør ha en spredning av innhold innenfor kategorier som eksempelvis informasjon, inspirasjon, underholdning og tips/erfaringsdeling.

Noen kunder har vi faste, ukentlige workshop med, for å jobbe kontinuerlig med strategi, kampanjer
og rådgi angående daglig drift. Som her, med Bymiljøetaten i Oslo Kommune.

4. Fordele ansvar og oppgaver

Vi tror det er fornuftig at man strukturerer innholdsproduksjonen rundt en person/en avdeling, som kan kommunisere ut innholdet i en tydelig stemme fra bedriftens side. Det er fornuftig å samle erfaringsbyggingen hos en eller flere personer, og ikke åpne opp for at hvem som helst skal bli administratorer på de ulike profilene til bedriften, men heller sørge for at en/flere ansvarlige får nok og godt innhold fra sine kolleger, og så kan strukturere dette ut på de ulike profilene på best mulig måte. Det er derfor i denne fasen viktig å avklare hvem som kan levere hva, og hvem som kan sørge for godt og nok innhold innenfor de ulike kategoriene de ulike kanalene. Det er viktig å utnytte ressursene man har, uten at det blir en for stor internkostnad for bedriften.

Er det mange involvert i innholdsproduksjonen for en virksomhet, anbefaler vi ofte å ha ukentlige/månedlige møter, à la redaksjonsmøter, hvor man snakker om hva som skjer med virksomheten fremover, hva som bør og ønskes kommunisert i de ulike kanalen osv, og så jobber frem en oversikt over hvilket innhold som skal hvor når. Etter først å ha arrangert en workshop som nevnt over, er slike redaksjonsmøter ofte effektive og ikke nødvendigvis så lange, for da har man først fått på plass strukturen og kan jobbe videre basert på den.

Hvor kan du hente inspirasjon og finne likesinnede?

Ofte ser vi at folk som jobber med sosiale medier i en virksomhet, ikke nødvendigvis har så mange å sparre med internt i organisasjonen, og da anbefaler vi vedkommede å knytte til seg et nettverk eksternt. Delta på seminarer, bli med i Facebookgrupper for fagområdet, lese gode blogger fra andre digital kommunikasjonsmennesker, osv. Det er nyttig både for fellesskapsfølelse og kunnskapsheving! Til høyre i margen her finner du lenker til andre kommunikasjonsblogger, og ellers er det bare å spørre oss om du ønsker andre tips!

Dette var litt om noe av det vi stort sett alltid er innom og tenker på når vi arrangerer workshops for våre kunder. Vi håper du fant noe nytte i dette - og har du spørsmål, tips eller innspill, ikke nøl med å legg igjen en kommentar!

Og du - vi elsker som sagt denne måten å jobbe på, så vil du ha oss med på deres workshop?
Er det interessant, så send oss gjerne en forespørsel her!